你的一天只有1,440分鐘,你能完成多少的工作?在資訊龐雜、速度加快的職場環境,我們必須在愈來愈少的時間內,完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與
緊湊的工作步調中,「保持簡單」是最好的應對原則。「簡單」來自於清楚的目標與方向,你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾‧詹森
(Bill Jensen)給所有工作者的衷心建議。
這次詹森將「簡單」的概念運用到日常的工作實務上。根據他多年的研究調查結果,現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。
因為不清楚目標,總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關鍵的訊息,卻浪費太多時間在不重要的訊息上;抓不到重點,必須反覆溝通同樣的一件事情。
「少
做一些,不是要你把事情推給別人或是逃避責任,而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時,自然就能花更少的力氣,得到更好的結果,」詹森在接受最新一
期的《快速企業》(Fast Company)雜誌訪問時如此說道。換句話說,目標清楚、掌握重點、做好溝通,是簡單工作的不二法門。
以下我們整理出10種最實用的簡單工作的方法,提供給你作為參考。
1問清楚工作的目標與要求,可避免重複作業與減少錯誤的機會
2懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
3主動提醒老闆排定優先順序,可大幅減輕工作負擔
4報告時要有自己的觀點,只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意
5簡報時增加互動的機會,可縮短簡報的內容與報告的時間
6有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的訊息上
7郵件內容盡量精簡,節省寫信的時間並增加對方回應的機會
8當沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變
9只要取得信任,不需要反覆的溝通,同樣可爭取到你要的資源
10專注工作本身,而不是績效評量的名目,才能真正有好的表現
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